Gestión integral despacho profesional

De la mano de Odoo, informatizamos integramente la gestión de su organización

Addwill requiere sistema integral de gestión de despacho profesional que agilice todos los procesos de la organización.

Odoo es la plataforma recomendada por Adder por su horizontalidad, adaptabilidad a cualquier tipo de organización y su capacidad de desarrollo a medida.

Adder es experto tanto en desarrollo de módulos, como en la parte funcional de Odoo.

Planteamos una implementación con recursos dedicados y parciales con el fin de poder acelerar la puesta en producción de la plataforma.

Gracias al sistema de módulos de la plataforma, podremos realizar implementaciones por áreas funcionales hasta conseguir que todos los procesos de negocio de la organización estén implementados.

Los desarrollos

El equipo se pone a trabajar

Se destinarán personas expertas en el desarrollo de módulos para la plataforma Odoo.

Se seguirá una metodología basada en fases que garantice que los desarrollos a realizar se puedan realizar con las máximas garantías.

Las fases a seguir para el desarrollo de los módulos o implementación de funcionalidades, serán las siguientes:

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

1. Análisis

La extracción de las necesidades es la primera de las etapas. Consiste en recoger las funcionalidades que se requieren, así como la manera en que se cree que se debería representar.

El análisis por parte del equipo de Adder deberá reconocer requisitos incompletos, ambiguos o contradictorios para trabajarlos conjuntamente con el cliente. 

Analizará también si existen funcionalidades nativas de la plataforma para evitar desarrollar componentes que ya existen y con únicamente formación y adaptabilidad por parte del cliente quedaría resuelto.

Una vez se tienen resueltos las problemáticas de los requisitos, se plasma en el documento ERS (Especificación de requerimiento del sistema) y que contendrá todas las funcionalidades acordadas, así como los diagramas entidad/relación que formarán parte del desarrollo.

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

2. Diseño

Se refiere a determinar cómo funcionará de forma general sin entrar en detalles.

 Se definen los casos de uso para cubrir las funciones que realizará el desarrollo, y se transforman las entidades definidas en el análisis de requisitos en clases de diseño, obteniendo un modelo cercano a la programación orientada a objetos.

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

3. Desarrollo

Traducir a código los documentos realizados en las fases de análisis de necesidades y diseño.

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

4. Pruebas

Consiste en probar que los desarrollos realizados son correctos según las especificaciones definidas y están libres de errores no controlados. 

Para esta fase se definen baterías de pruebas que deben intentar cubrir todas a la mayor parte de casos posibles de uso con el fin de evitar un posible error ya en la interacción del usuario final.

Cada desarrollo se prueba inicialmente por separado para una vez superadas la batería de pruebas, probarlo de manera global.

Es recomendable que la última fase de pruebas sean realizadas directamente por el cliente que se centrará en toda la parte más funcional.

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

5. Documentación

Todo lo concerniente a la documentación del propio desarrollo del módulo, las baterías de pruebas realizadas y los manuales de usuario y los de administrador.

El propósito de toda esta documentación es para eventuales correcciones, usabilidad y mantenimiento futuro.

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

6. Mantenimiento

Mantener y mejorar los desarrollos para enfrentar errores descubiertos y nuevos requisitos. En ocasiones puede llevar más tiempo que el propio desarrollo inicial del módulo.

Alrededor de 2/3 de toda la ingeniería de software tiene que ver con dar mantenimiento. Una pequeña parte de este trabajo consiste en arreglar errores o bugs. Realmente la mayor parte consiste en extender las funcionalidades de los módulos para hacer nuevas cosas. 

Se puede decir que con la mejora continua se garantiza la calidad de los desarrollos. 

Teniendo en cuenta los mantenimientos, las empresas se vuelven competitivas, con mayor productividad y eficiencia.

Odoo • Imagen y texto

Metodología Kanban

Utilizaremos tableros KANBAN para la asignación de tareas y seguimiento del proyecto

Personas asignadas y definición de roles

¿Quién hará qué?

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Àngels Esteve (*)

Enlace cliente

Persona que hará de enlace entre los diferentes departamentos de la empresa y el equipo de proyecto de Adder.

  • Recopilación de necesidades de los diferentes departamentos

  • Definición de hitos conjuntamente con el Project Manager

  • Reuniones semanales de seguimiento de proyecto

  • Batería de pruebas (fase 2)

  • Formación a usuario junto con formador asignado

Dedicación: 25 ~ 30 %

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Xevi Mesones

Desarrollador principal

Desarrollador sénior y experto en plataforma Odoo.

Encargado de traducir a código los requisitos pedidos por el cliente. Su dedicación al proyecto será de jornada de trabajo completa durante el tiempo que dure el desarrollo.

Dedicación: 100 %

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Ismael Navarro

Desarrollador refuerzo

Desarrollador sénior y experto en plataforma Odoo.

Será requerido en momentos en los que se requiera acelerar los desarrollos o trabajar en diversas líneas de manera paralela, además de poder corregir bugs que se puedan detectar en los desarrollos realizados para no interferir en el trabajo del desarrollador principal.

Dedicación: 20 %

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Xavier Roch

Project Manager y formador

Interviene en la fase de análisis de requerimiento y durante todo el desarrollo con el garantizar el cumplimiento de objetivos e intervenir en momentos de bloqueo o indefinición, aportando la mejor de las soluciones.

Formador global plataforma.

Enlace principal con el cliente. 

Dedicación: 20 ~ 25 %

Importante destacar que la implicación de las personas asignadas al proyecto asumirá el compromiso de no bloquear / encallar a las personas que dependan de respuestas o documentación para poder desempeñar su tarea.

(*) Entendemos que será la persona designada por parte de Addwill como enlace entre los departamentos de Addwill y el equipo de proyecto de Adder.

Para el control de tareas pondremos a disposición de los miembros del proyecto, una plataforma donde se pueda hacer un seguimiento activo y resolver los conflictos que bloqueen el trabajo de otras personas.


Áreas funcionales

Definimos que áreas cubrirán la implementación

Dividimos la implantación de un sistema de gestión integral en las siguientes áreas funcionales.

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Ventas

  • CRM

  • Gestión de contactos

  • Definición de servicios (realización de presupuestos)

  • Chat en vivo con clientes

  • Elearning

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Proyectos y tareas

  • Gestión departamentos

  • Gestión expedientes

  • Gestión de contratos

  • Gestión de proyectos

  • Asignación y seguimiento

  • Tareas recurrentes

  • Paneles Kanban

  • Reporte de horas y envío a supervisores

  • Horas facturables y no facturables

  • Control de horas en contratos

  • Definición de horas estimadas en tareas

  • Creación / activación automática de tareas

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Mensajería

  • Gestión de correo externo asociada a elementos creados

  • Asignación automática de correo a registros

  • Creación de contactos automática basada en reglas de aprendizaje (IA)

  • Asignación de seguidores automática según contacto

  • Buzones compartidos mediante uso de seguidores

  • Vista correo y debates

  • Canales

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

RRHH

  • Empleados (Ficha, plan de formación, onboard y offboard, documentación, contactos de emergencia, cursos realizados, contratos, salarios, información personal)


  • Asistencias

  • Gestión global de festivos y horarios personalizados por empleado

  • Ausencias

  • Nóminas (separación de nóminas y envío al portal del empleado)

  • Portal del empleado

  • Procesos de selección

  • Gastos

  • ELearning

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Contabilidad y facturación

  • Paneles de control

  • Facturas / Facturas rectificativas clientes y proveedores

  • Órdenes de cobro automatizadas / mandatos bancarios

  • Contratos de cliente y proveedor

  • Servicios

  • Clientes y proveedores

  • Apuntes y asientos contables

  • Gestión presupuestaria

  • Diarios

  • Libro Mayor

  • Contabilidad analítica

  • Apuntes analíticos

  • Amortizaciones

  • Declaraciones AEAT

  • Informes múltiples y personalizados

  • Plan contable

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Otros módulos

  • Gestión de contraseñas

  • Correo masivo

  • Gestión de eventos

  • Notas

  • Calendarios

  • Integración telefonía

Planificación

Estimación de los tiempos necesarios para la implementación

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Fase 1

  • CLIENTES Y CONTACTOS

  • PROYECTOS Y TAREAS

  • CONTRATOS

  • MENSAJERÍA

Odoo - Prueba 1 a tres columnas

Fase 2

  • VENTAS

  • ELEARNING

  • RRHH

Odoo - Prueba 3 a tres columnas

Fase 3

  • CONTABILIDAD Y FACTURACIÓN

  • OTROS MÓDULOS

Odoo • Una imagen con una leyenda
 

Soporte

Una vez se ha completado el proyecto de implementación del sistema y habiendo realizado la formación al personal de la organización, pasaremos al modo de soporte o mantenimiento.

En este modo cubriremos incidencias y nuevos requerimientos mediante modalidad de bolsa de horas que se irá ajustando en función de la demanda.